作業時間報告書の書式

TeroVesalainenによるPixabayからの画像

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コンテンツ制作などの場合、1日のうちでの作業時間を集計する必要があるのではないでしょうか?

弊社もとっても小規模ではありますがコンテンツを作成しているので、きちっとした制作原価を把握するにはコンテンツ制作にかかった作業時間を集計するのがあるべき姿であると認識しています。

そこで今回作業時間報告のための書式を作りましたので、ご紹介させていただきたく存じます。

作業時間報告書で実装した機能

画面のスクリーンショットとしては下記になります。

• ご使用の前には必ずバックアップファイルを残して置いてください。
• 各シートには「シートの保護」をしてありますが、パスワードは空白にしていますので必要に応じて解除してください。
• 作業月をプルダウンメニューで選択すると、1ヵ月分の日ごとの報告書式に日付と曜日がセットされます。
  • 1日分は14行入力できるようにしています。
  • 日ごとにテーブル(テーブル名：T_S01～T_S31)を使用していますので、行の追加・削除は「テーブルの行」の追加・削除で自由に設定できます。
    • 追加をする場合、埋め込まれている数式はテーブルのオートコレクト機能により自動設定されますが、追加した行の背景色は修正が必要です。
    • 1行目と14行目は絶対に削除しないようにしてください。もしも削除してしまった場合は、操作を元に戻すか、さもなくばバックアップファイルから戻していただく必要があります。
  • 作業月は2045/3/1までプルダウンメニューで選択できるようにしています。
    
    • 入力規則でW列のW2:W314の日付を参照しています。
• 作業月の右隣にカレンダーが表示されます。カレンダーの日付をクリックするとクリックした日の日別報告テーブルに遷移します。
  
  • 遷移した時に、対象日付が画面下段に表示された場合は、Hyperlink欄の「位置調整」をクリックすることで、見出し行がウインドウ固定枠の先頭に来るように位置を調整することができます。
  • なお位置調整は、ご利用になられている環境により変わります。従いまして表示される状態に応じてA7セルの数値をプルダウンメニューで選択し調整をしてください。
    • 位置調整は「画面解像度、ウインドウサイズ、ズーム、数式バーの高さ」などにより影響を受けます。
  • カレンダーの週の始めの曜日はプルダウンメニューで選択できます。
    • A5セルの設定を日曜日から変更してください。
• 作業報告にあたり作業コードを使用されていない場合は、K列「作業コード1」とN列「作業コード12」は非表示にしてご利用ください。
  • 削除の場合は列での一括削除はできません。個々のテーブルすべてでショートカットメニューから「削除→テーブルの列」を操作する必要があります。
• 作業時間の入力に誤りがある時は、判定列に「NG」と表示します。判定している誤りは具体的には下記になります。
  • 開始時刻よりも終了時刻が前の場合
  • 直前の終了時刻よりも次の開始時刻が前の場合
• 平日に作業時間の入力が無い場合は、出勤欄に「確認」と表示しています。入力忘れでない時は、確認日欄に確認日を入力することで「確認」表示を消すことができます。
  • 「入力忘れ」をチェックするための機能になりますので、使用されない場合は非表示にして運用してください。

なるべく負荷なく入力できるように考慮する

この手の報告書は、管理側にとっては必要な情報なのですが、仕事をする側からするといちいち書き留めておくというのは面倒臭い以外の何物でもありません。

従って入力や報告書提出にかかる手間を極力簡単にする必要がある認識です。

パソコンを使用して作業している人のであれば、例えば手を休めた時に「今何してる」的なメッセージに回答するだけで作業時間報告書ができるようになるのが理想ではありますが、世の中で実現されるためにはもう少しパソコンと人とのかかわり具合が変わる必要があると考えます。

今回の作業時間報告書では、時刻は時間だけの入力の場合、「分」は未入力であれば「0」に置き換えるようにしています。

ただ、作業内容(作業種別)については、可能であれば入力した内容が自動的に選択肢にできれば良いのですが、さすがにXLSXファイルでは難しく、事前に登録してもらう必要があります。

後は、シートのなかで今日の日付にクリックで遷移した時の見出し行の位置が、上から下に飛ぶ場合と、下から上に飛ぶ場合でExcelの挙動が異なるために位置調整のリンクを用意したいしていますが、ユーザインターフェースとしてはあまり共感していただけないかもしれません。

それからお休みにつきましては、面倒だと言われればその通りです、休日テーブルに日付を登録していただければお休みとして処理できるようにしています。

データの2次利用を考慮する

入力された作業時間は、事務スタッフが集計作業をすることと存じます。

従って各行には日付と曜日をすべてセットしています。
ただ見た目すべて同じ日付が表示されるのは目に付くために背景色と文字色を同じにして見えないようにしています。

シートには31個のテーブルが設定されているのですが、個々のテーブルをピボットテーブルにして集計するのは大変ですので、すべてのテーブルをひとまとまりにしてピボットテーブルのデータ範囲を設定します。
なお設定しやすいように対象となるすべてのテーブルのセル範囲を「pivot」という名前で「名前の定義」をしています。

この場合に1点気を付けていただきことがあります。
それはデータ範囲の中に見出し列が含まれていることです。
従って見出し列の文字列はデータから除外する必要があります。

まとめ

今回の書式で「知っていると得するかもしれないExcelの癖」シリーズで関係するテーマは下記になります。

是非ご利用いただければ幸いです。
最後までご一読いただきありがとうございました。