Excelで連続するデータから2つ置きにデータをピックアップする方法

「ExcelのTips」ではExcelを使用していて気付いたことを取り上げて行きます。

今回はセル列に入力されている一連のデータから、2つ置きに(2つ間を空けて)データを抽出する方法について記載いたします。

Excel 2016バージョン2007(ビルド 13029.20344)を使用しています。

抽出するデータに印を付ける

手動で印を付ける

ピックアップする条件が「2つ置き」のように数式で表せるほど単純ではない場合は、手動で印を付けるしか方法が無いかもしれません。

数が少ない時は対応できるかもしれませんが、処理しなければならない数が大量の時は人海戦術を採るにしても大変な作業になります。

また数式化できる場合でも、Excelの数式に慣れているか?によって対応が異なるかもしれません。

「2つ置きに印を付ける」ための数式を考える

いろいろなやり方があることと存じますが、つぎのような考え方にします。

行番号を「3」で割った余りは「0,1,2」・「1,2,0」・「2,0,1」のいずれかの繰り返しになるので、余りの数字を特定すれば「2つ置き」に印を付け事ができます。

考え方の要素を関数に置き換えて行きます。

実際に先の図の抽出列にセットしている数式は下記になります。

=IF(MOD(ROW(),3)=2,1,"")

なぜ『「2」の時に』するのか?

先の図の表は、1行目はヘッダー行になっており、データは2行目からになっています。

印を付ける最初のデータをどこにするか?気にしなくても良ければ『「0」の時』や『「1」の時』でも大丈夫です。

今回は先の図で「データの先頭に印を付ける」という仕様を実装しているために、「2行目から」つまり『余り「2」』の時という条件を採用しています。

印を付けた行を取り出す(その1:並べ替え)

今となっては出番は少ない方法ですが、印をつけた列で並べ替えをするやり方です。

ただ、この場合先の章の④での『「値」をセット』で数字の「1」にしたままでは並び順が保証されるわけではないので工夫が必要になります。

工夫の仕方は色々あると存じますが、例えば空いているE列に「オートフィルオプション」で「連続データ」を入力して、D列とE列を合わせて並べ替えをすることになります。

なお上右図「並び替えた結果」の抽出列は数式のために2つ置きに「1」が並んだ状態になります。

これは「数式」タブ→計算方法から「計算方法の設定」で「自動」がチェックされているためで、ここを手動にして並べ替えるとD列には「1」の印を付けたセルが並ぶことになります。

=IF(MOD(ROW(),3)=2,(ROW()-2)/3+1,"")

印を付けた行を取り出す(その2:可視セルのコピー)

Excel 2016ではフィルターを設定した状態で画面に表示されている内容をコピーすることができます。

D列のヘッダーのセルを選択し「データ」タブ→並べ替えとフィルターから「フィルター」をクリックするとヘッダーのセルにフィルターマーク(下▼)が付きます。

そこで「(空白セル)」のチェックを外すとセルに印を付けた行だけが表示されます。

その状態でまず先にコピーするセル範囲を指定します。

後は、別シートなどに貼付けすれば印を付けたところだけを取り出すことができます。

まとめ

セルに保存されている一連のデータ群から2つ置きに取り出す方法についてご説明しました。

いろいろなやり方があることと存じますが、処理しなければならないデータ量に応じて一番やり易い方法を選択されるのが良いという認識です。

慣れていないやり方に試行錯誤したとしても十分に時間短縮効果が期待されるのであれば、新しいやり方に挑戦されるのも一考です。

以上最後までご一読いただき誠にありがとうございました。